Auch in der Bundesliga, wie hier bei Hertha-Trainer Bruno Labbadia, sind Online-Meetings nun Standard.
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Auch in der Bundesliga, wie hier bei Hertha-Trainer Bruno Labbadia, sind Online-Meetings nun Standard.

Das Homeoffice boomt in Corona-Zeiten. Tools für Online-Meetings sprießen aus dem Internet wie Blumen im Frühjahr aus dem Boden. Online-Kultur spart bares Geld

In der Coronakrise wurden viele Angestellte ins Homeoffice geschickt. Laut einer vom Bayerischen Forschungsinstitut für Digitale Transformation Ende März 2020 durchgeführten repräsentativen Kurzbefragung arbeiten derzeit 43 Prozent der erwachsenen berufstätigen Internetnutzerinnen und -nutzer in Deutschland manchmal im Homeoffice. Vor Corona waren es 35 Prozent. Zudem hat sich die Nutzungsintensität stark erhöht, auch Akzeptanz- und Zufriedenheitswerte sind gestiegen.

Es spricht vieles dafür, dass die oft guten Erfahrungen auch nach der Coronakrise unseren Arbeitsalltag prägen werden – denn sie versprechen Kostensenkungen dank höherer Produktivität und Effizienz. Vor Corona mussten auch Kollegen im Homeoffice oft genug für Meetings in die Zentrale einrücken. Verteilt arbeitende Teams verbrachten ganze Tage im ICE, bloß um zwei Stunden Besprechung und ein Mittagessen am anderen Ende Deutschlands zu erleben.In Unternehmen wird zudem jede Menge Raum für Besprechungen vorgehalten, er steht aber die meiste Zeit über leer. Und im Meeting schaut man sich dann endlose Präsentationen an, die nicht nur an der Wand stehen, sondern auch noch vorgelesen werden. Die Hälfte der Teilnehmer verdaddelt die Zeit auf dem Smartphone mit anderen Aufgaben und ist geistig längst ausgestiegen.
Online-Meetings sind effizienter und schlanker: kein Zeitverlust durch An- und Abreise, weniger Smalltalk, weniger leer stehende Räume, leichtere Einbindung der Kollegen und letztlich also geringere Kosten. Es ist deshalb wahrscheinlich, dass sich die neue Online-Meeting-Kultur auch nach Corona erhalten wird. Das sagte auch Erich Harsch, Vorstandsvorsitzender der Baumarktkette Hornbach, kürzlich in einem Interview mit dem Magazin eTailment: „Die Videokonferenzen haben sich im Rahmen der intensiven Nutzung sicher als prima Einrichtungen zur dauerhaften Anwendung empfohlen. Das wird einiges am Dienstreise- und Tagungsverhalten ändern und durch die unkomplizierte Handhabung in modernen Officetools auch viel zu Effizienz und besserer, bedarfsorientierter und spontanerer Abstimmung beitragen.“

Aber Online-Meetings sind kein Selbstläufer, sondern haben auch ihre Tücken. Hier sind die wichtigsten Tipps:

Pünktlich sein! Das gilt insbesondere für den Moderator.

Technik testen! Nötige Software rechtzeitig installieren und testen. Andere Programme abschalten. Auf ausreichende Akku-Kapazität achten. Gerade wenn viele Beschäftigte neu sind im Homeoffice und nicht vertraut mit Online-Meetings, ist es effizienter und nervenschonender für alle Beteiligten, in einem gemeinsamen Testlauf oder gar einer speziellen Schulung die Voraussetzungen zu vermitteln, als in echten Meetings on the job.

Gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum effizienten Meeting. Nur einen Termin zu setzen reicht nicht, senden Sie dazu auch die nötigen Unterlagen. Meetings sind auch online vor allem dann effizient, wenn alle auf dem gleichen Stand gemeinsam diskutieren und entscheiden, was zu tun ist. Meetings sind auch online kein sinnvolles Format zur Vermittlung von Informationen, die schneller und nachhaltiger durch Lesen oder Präsentationen erarbeitet werden können.

Klare Ziele formulieren, denn dann überlegen sich die Teilnehmer ihre Position im Voraus und Sie kommen viel rascher zu Entscheidungen.

Gute Moderation ist ein entscheidender Faktor. Online ist gleichzeitiges Reden mehrerer Personen noch störender als offline. Außerdem treten online noch mehr Schweigephasen auf. Eine wichtige Aufgabe für die Moderation ist auch die Einbindung jener Teilnehmer, die sich nicht von alleine beteiligen.

Netiquette beachten! Online kommt es trotz Videobild leichter zu Missverständnissen als offline, also Vorsicht mit Scherzen, Ironie und Humor. Allerdings darf es auch nicht zu trocken werden – wir alle wissen, dass bei Offline-Besprechungen die entscheidenden Momente oft in der Kaffeepause stattfinden oder in einer scherzhaften Phase. Gute Moderatoren achten deshalb darauf, das Online-Meeting nicht betonschwer und staubtrocken werden zu lassen. Ein Online-Raum oder ein spezieller Chat-Kanal für den sozialen Austausch sollte gleich mitgeplant werden.

Ergebnisse verschicken ist der wichtigste Punkt, um die Entscheidungen eines Meetings dauerhaft zu machen. Eine Zusammenfassung zu erstellen ist auch gut, um jene Kolleginnen und Kollegen einzubinden, die das Meeting verpasst haben.

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